Portal de Proveedores

Una etapa fundamental del proceso de compra

es la procuración y provisión de los XMLs de los proveedores.

Sin embargo, la validación de los comprobantes es una tarea que incrementa de manera significativa la carga de trabajo del personal del departamento de cuentas por pagar.

Las omisiones por parte de los proveedores se repiten de manera frecuente: El monto de la factura difiere del monto de la orden de compra, los valores del CFDi no son los correctos, tales como método y forma de pago, entre otras.

Otra tarea en la que se invierte tiempo es en la comunicación con el proveedor.

Se le debe informar de los errores del comprobante para que emita uno nuevo, además se deben atender las llamadas y correos electrónicos en los que pregunta por el estatus de sus facturas: ¿si te llego la factura? ¿cuando me la pagarán?

Nuestra Propuesta

Una aplicación, cien por ciento web enlazada directamente al ERP de Neodata®, que valida y automatiza la procuración y provisión de los XMLs de sus proveedores.

Nuestra Propuesta

Una aplicación, cien por ciento web enlazada directamente al ERP de Neodata®, que valida y automatiza la procuración y provisión de los XMLs de sus proveedores.

Flujo del portal de proveedores.

El proveedor ingresa* al portal, una vez dentro, consultará órdenes de compra (pedidos) o estimaciones que estén autorizadas por su cliente y asocia las facturas (XMLs) correspondientes.

Al tiempo que se carga un XML, se inicia el proceso automático de validación de comprobantes conforme al anexo 20 para determinar si el documento es aceptado o rechazado** por el portal.

Si el documento pasa las validaciones esenciales, se envía de manera automática un correo al personal del departamento de CxP notificando que existen XMLs que deben ser revisados y aprobados, o en su caso rechazados** por algún error en su elaboración, por ejemplo si la descripción del producto no fuera la correcta.

Si el usuario encargado de procesar los documentos autoriza un XML, se inicia el registro** del pasivo en el ERP de Neodata: Registro (provisión) de la factura, generación de la póliza contable de provisión, la actualización de la antigüedad de saldos, etc.

*En cuanto el proveedor ingresa al portal, éste valida si el RFC esta presente en algunas de las listas de los supuestos contemplados en los artículos 69 y 69-B (EFOs\EDOs) del Código Fiscal de la Federación. Si fuera así, el portal notificaría al proveedor y al cliente de esta irregularidad, y no permitiría que el proveedor cargue XMLs. El cliente tendrá la posibilidad, a través de un parámetro, de anular esta validación en caso de que el proveedor obtenga una opinión positiva de cumplimiento.

**En todos lo casos el proveedor recibe una notificación.

Flujo del portal de proveedores.

El proveedor ingresa al portal*, una vez dentro, podrá visualizar ordenes de compra o estimaciones que estén autorizadas por su cliente y que tengan monto disponible para asociar una factura.

Al tiempo que se carga un XML, se inicia el proceso automático de validación de comprobantes conforme al anexo 20 para determinar si el documento es aceptado o rechazado** por el portal.

Si el documento pasa las validaciones esenciales, se envía de manera automática un correo al usuario (el cliente) notificando que existen XMLs por procesar, en esta etapa el usuario aún puede rechazar** un documento por algún error en su elaboración, por ejemplo si la descripción del producto no fuera la correcta.

Si el usuario encargado de procesar los documentos autoriza un XML, se inicia el registro** del pasivo en el ERP de Neodata: Registro de la factura, generación de la póliza contable de provision, el registro de la cuenta por pagar, etc.

*En cuanto el proveedor ingresa al portal, éste valida si el RFC esta presente en algunas de las listas de los supuestos contemplados en los artículos 69 y 69-B del Código Fiscal de la Federación (EFOs\EDOs). Si fuera así, el portal notificaría al proveedor y al cliente de esta irregularidad, y no permitiría que el proveedor cargue XMLs. El cliente tendrá la posibilidad, a través de un parámetro, de anular esta validación en caso de que el proveedor obtenga una opinión positiva de cumplimiento.

**En todos lo casos el proveedor recibe una notificación.

Beneficios

Garantiza el cumplimiento de las reglas de negocio con los proveedores.
Integración total con el ERP de Neodata.
Reducción de las cargas de trabajo gracias a la total automatización del proceso de registro de pasivos en el ERP de Neodata:
1. Inserción del XML en la base de datos.
2. Alta de la factura.
3. Generación de la póliza contable
4. Generación de la cuenta por pagar.
Comunicación fluida con los proveedores.

Beneficios

Garantiza el cumplimiento de las reglas de negocio con los proveedores.
Integración total con el ERP de Neodata.
Reducción de las cargas de trabajo gracias a la total automatización del proceso de registro de pasivos en el ERP de Neodata:
1. Inserción del XML en la base de datos.
2. Alta de la factura.
3. Generación de la póliza contable
4. Generación de la cuenta por pagar.
Comunicación fluida con los proveedores.

Beneficios

Garantiza el cumplimiento de las reglas de negocio con los proveedores.
Integración total con el ERP de Neodata.
Reducción de las cargas de trabajo gracias a la total automatización del proceso de registro de pasivos en el ERP de Neodata:
1. Inserción del XML en la base de datos.
2. Alta de la factura.
3. Generación de la póliza contable
4. Generación de la cuenta por pagar.
Comunicación fluida con los proveedores.